В этом пункте раскрываются тема и причины интереса к электронным архивам, обозначаются проблема, цель и задачи проекта. Кратко объясняется, почему цифровые документы требуют не только сохранения файлов, но и упорядоченного описания. Здесь же указываются объект исследования, выбранный пример организации и методы, с помощью которых будет подготовлена практическая модель комплектования.

Раздел объясняет, что называют электронным архивом и чем он отличается от обычного набора файлов или рабочей папки. Рассматриваются задачи архивной системы: учёт, хранение, поиск и обеспечение доступа к документам. Эти определения создают основу для дальнейшего анализа и помогают использовать термины последовательно при разработке практической модели.

В этом пункте описываются документы, которые могут поступать в электронный архив: созданные изначально в цифровой форме и полученные в результате оцифровки. Рассматриваются различия в форматах, составе и способах подтверждения происхождения материалов. Такое сопоставление помогает понять, почему разные документы требуют проверки и описания с учётом их особенностей.

Раздел последовательно описывает путь документа: выявление источника поступления, приём, проверку, отбор, учёт, описание и размещение на хранение. Отдельно отмечается, что комплектование включает обоснованное решение о включении документа или отказе в приёме. Описание этапов станет основой для схемы, которая будет разработана в практической части проекта.

В пункте рассматриваются признаки, по которым определяют ценность и пригодность документа для хранения, а также сведения, нужные для его поиска и понимания. Объясняется назначение метаданных, проверки целостности, резервного копирования и контроля форматов. Этот материал позволяет связать правильное описание документов с их доступностью и сохранностью в будущем.

Практическая часть начинается с разбора условного набора документов организации. Для каждого примера определяются тип, источник, содержание и сведения, необходимые для описания; затем предлагается решение о дальнейшем хранении. Такой анализ показывает, как теоретические критерии применяются к конкретным материалам, и помогает подготовить реалистичную схему комплектования.

На основе проведённого анализа составляется схема движения документов от поступления до включения в архив или обоснованного отказа. Указываются основные операции, ответственные участники и поля карточки описания. Модель должна быть понятной и последовательной, чтобы её можно было применить как учебный пример организации цифровых материалов.

В пункте готовятся итоговая схема и пример карточки документа, после чего оценивается, насколько предложенный порядок помогает учитывать, находить и сохранять материалы. Указываются сильные стороны решения и его ограничения, например зависимость от правил конкретной организации. Результаты оформляются в виде, удобном для презентации и обсуждения на защите.

В заключении кратко подводятся итоги анализа и отмечается, какие задачи удалось выполнить. Формулируется, как разработанная модель связывает отбор документов, их описание и дальнейшее хранение. Также обозначаются условия применения предложенного решения и возможные направления его развития, например расширение перечня метаданных или проверка модели на другом наборе документов.

В список включаются использованные нормативные документы, стандарты, учебные издания и надёжные справочные материалы по архивному делу и электронным документам. Для каждого источника указываются сведения, позволяющие его найти: автор или название, дата издания и, для интернет-ресурса, адрес и дата обращения. Список подтверждает основу проекта и помогает читателю проверить использованные сведения.